Переезд в новый офис? Нет проблем!

Нередко компании осуществляют переезд своими силами, чтобы сэкономить бюджет. Поэтому ниже предоставляем список советов, которые предложили специалисты по организации перевозок.

1. Сотрудники должны быть проинформированы о том, как будет осуществляться переезд, в какое место и каким образом все это будет происходить. Каждый должен быть ознакомлен с планом посадочных мест на новом месте, а те, кто хочет заняться самостоятельной упаковкой, должны получить материалы для этого.

2. Распишите четко по времени, когда надо упаковывать вещи, будет осуществляться загрузка и разгрузка имущества, его распаковка и сборка на новом месте (в том числе установка техники). Такой план помогает контролировать все процессы и быстро устранять возникающие ошибки.

3. Сформируйте план ситуаций, который должен содержать информацию о расстановке мебели в новом офисе и зонировании пространства. Не забывайте, что около каждого стола надо оставить хотя бы метр пространства, чтобы сотруднику было удобнее садиться за стол, а также ставить столы так, чтобы поблизости были розетки.

4. Займитесь маркировкой. Расскажите сотрудникам, по какой системе надо маркировать вещи и что должно быть на них обозначено (например, ФИО, отдел, этаж, зона, номер рабочего места и прочее). Также отметьте все имущество общего пользования: вешалки, кулеры, принтеры, чтобы они не потерялись.

5. Контролируйте процесс. Для этого рекомендуют выделить двух представителей, один из которых останется на старом месте работы, а второй будет встречать на новом. Часто бывает, что арендодатель не соглашается на использование лифта грузчиками, или охрана не впускает на территорию – все эти ситуации должен решать лично координатор. Организуйте связь между сотрудниками.

6. Укажите в плане очередность доставки вещей и расставьте приоритеты на новом месте работы. На этом этапе надо решать ряд организационных вопросов с мувинговыми службами.

7. Сотрудники компании перевозок не советуют спешить вызывать клининговые службы, так как чаще всего в первый же день не удается все полностью распаковать и расставить по своим местам. Обычно это происходит как минимум на второй день переезда.